สรุปสูตร พีระมิด 3 ชั้น ทำสไลด์นำเสนองาน แบบ McKinsey บริษัทที่ปรึกษาระดับโลก

การทำสไลด์นำเสนองาน เป็นเรื่องน่าปวดหัว สำหรับใครหลายคน โดยเฉพาะคนทำธุรกิจ ที่ต้องนำเสนองาน ให้ลูกค้าดูอยู่บ่อย ๆ

เพราะสไลด์ที่ดี ต้องมีข้อมูลครบ ต้องอ่านแล้วเข้าใจง่าย ต้องดูดีเป็นระเบียบ และดูมีความเป็นมืออาชีพ ไปพร้อม ๆ กัน

ซึ่งหนึ่งในบริษัทที่ขึ้นชื่อว่า ทำสไลด์นำเสนอ ได้ดีที่สุดบริษัทหนึ่ง
คือ McKinsey & Company หรือที่หลายคนเรียกติดปากกันสั้น ๆ ว่า “McKinsey” บริษัทที่ปรึกษาธุรกิจ Top 3 ของโลก

ที่มี Template สไลด์นำเสนอ อันเป็นเอกลักษณ์ มีลักษณะของการเป็นสไลด์นำเสนอที่ดีแบบครบ ๆ
ทั้งสวย ทั้งน่าอ่าน ข้อมูลครบ และเข้าใจง่าย ในสไลด์เดียว..

แล้วถ้าถามว่า McKinsey มีวิธีในการทำสไลด์นำเสนองานอย่างไร เรามาลองถอดสูตรการทำกัน..

ก่อนอื่น ต้องทำความเข้าใจก่อนว่า สไลด์นำเสนองานของ McKinsey นั้น มีองค์ประกอบสำคัญอยู่ด้วยกัน 3 ส่วนหลัก คือ

- หน้าปก
- หน้าสรุปเนื้อหาคร่าว ๆ ก่อนเข้าสู่เนื้อหาจริง
- หน้าเนื้อหาหลัก

ทีนี้เรามาไล่กันไปเป็นข้อ ๆ

1. “หน้าปก” ของสไลด์นำเสนอ

แม้จะเป็นองค์ประกอบเล็ก ๆ แต่ก็มีความสำคัญ เพราะเป็นสิ่งที่กำหนดทิศทางของการนำเสนองานทั้งหมด

โดยในหน้าปกสไลด์นำเสนอของ McKinsey จะมีองค์ประกอบสำคัญคือ “หัวข้อของการนำเสนอ”

ต้องเป็นหัวข้อที่สั้น กระชับ แต่ได้ใจความ อ่านแล้วเข้าใจในไม่กี่วินาที เพื่อบอกให้ผู้รับชมการนำเสนอเข้าใจในทันที ว่าการนำเสนอนี้ มีใจความเกี่ยวกับอะไร

2. “หน้าสรุปเนื้อหา” ที่เรียกว่า Executive Summary

การที่บอกว่า หน้าสรุปเนื้อหา กลายมาเป็นเนื้อหาส่วนที่สองในสไลด์นำเสนองานของ McKinsey หลายคนคงบอกว่า ฟังแล้วดูแปลก ๆ

เพราะปกติแล้วตามความเข้าใจของคน หน้าสรุปเนื้อหาควรจะอยู่ในส่วนท้าย ๆ ของการนำเสนองาน

แต่การที่ McKinsey ตั้งใจนำหน้าสรุปเนื้อหามาไว้ตั้งแต่ก่อนเข้าส่วนของเนื้อหาหลัก เป็นเพราะ

การสรุปเนื้อหาของ McKinsey ทำหน้าที่ปูพื้น บอกภาพรวมของเนื้อหาทั้งหมด ให้ผู้ที่กำลังรับชมการนำเสนอ ได้รู้ถึงข้อมูลส่วนที่เป็นไฮไลต์ตั้งแต่แรก

ซึ่งจะเป็นการช่วยเพิ่มน้ำหนักให้กับเนื้อหาหลัก ที่กำลังจะได้รับการพูดถึงในส่วนถัดไป

โดยหากเราเจาะลึกลงไป ที่การทำหน้าสรุปเนื้อหาของ McKinsey
จะใช้วิธีการสรุปเนื้อหาที่เรียกว่า Situation-Complication-Resolution (SCR) Framework

ซึ่งแบ่งข้อมูลออกเป็น 3 ส่วนด้วยกัน คือ

- Situation เป็นสถานการณ์ หรือสิ่งที่กำลังเกิดขึ้นอยู่ในขณะนี้

ทำให้ผู้รับชมการนำเสนอ เข้าใจสถานการณ์ที่กำลังเกิดขึ้นในปัจจุบัน

ไม่ว่าจะเป็น สภาพเศรษฐกิจในปัจจุบัน ทิศทางการทำธุรกิจของแต่ละอุตสาหกรรม เทรนด์ หรือพฤติกรรมของผู้บริโภคที่กำลังเกิดขึ้น

ขึ้นอยู่กับว่าการนำเสนองานนั้น เป็นเรื่องเกี่ยวกับอะไร

- Complication ที่อธิบายว่า สถานการณ์ที่กำลังเกิดขึ้นนั้น เป็นปัญหาที่ต้องได้รับการแก้ไข หรือเป็นโอกาส อย่างไร

เป็นการชี้เฉพาะลงไปให้ผู้ที่รับชมการนำเสนอ เข้าใจความสำคัญของสถานการณ์ในปัจจุบัน

ทั้งในกรณีที่สถานการณ์นั้น เป็นปัญหาที่ต้องได้รับการแก้ไข หรือเป็นโอกาสที่ดีในอนาคต แต่ต้องมีการดำเนินการอื่น ๆ เพิ่มเติมต่อไป เพื่อใช้ประโยชน์จากโอกาสนั้น

- Resolution อธิบายถึงสิ่งที่ต้องดำเนินการต่อไป เพื่อตอบรับกับสถานการณ์ในปัจจุบัน

เช่น กลยุทธ์ต่าง ๆ ที่บริษัทต้องมีการดำเนินการเพิ่มเติม เพื่อรับมือกับปัญหาหรือโอกาสที่กำลังเกิดขึ้นในอนาคต

ทีนี้ เพื่อให้เห็นภาพมากขึ้น
ลองมาดูตัวอย่างการสรุปเนื้อหาโดยใช้วิธี Situation-Complication-Resolution (SCR) Framework ขึ้นมาสักหนึ่งกรณี

- Situation
ตลาดสมาร์ตโฟนทั่วโลก มียอดส่งมอบราว 900 ล้านเครื่อง ในปี 2023

โดยมีแบรนด์ใหญ่ ทั้ง Apple, Samsung, OPPO และ Xiaomi เป็นผู้เล่นรายสำคัญ ร่วมกันครองส่วนแบ่งในตลาดสมาร์ตโฟนรวมกันเกือบ 70%

- Complication
สภาพตลาดสมาร์ตโฟนทั่วโลกในปัจจุบัน ทำให้ตลาดสมาร์ตโฟน มีการแข่งขันกันอย่างดุเดือด จนผู้เล่นรายใหม่ ๆ อาจไม่สามารถเข้ามาสู่ตลาดได้ง่าย ๆ

- Resolution
แบรนด์ใหม่ ๆ ที่ต้องการเข้าสู่ตลาดสมาร์ตโฟน จำเป็นต้องหาจุดเด่นของตัวเองที่ไม่เหมือนกับแบรนด์ใหญ่รายอื่น ๆ
เพื่อแย่งชิงส่วนแบ่งตลาด จากช่องว่าง ที่เป็นความต้องการของผู้บริโภค

และต่อมาในส่วนที่สามของสไลด์นำเสนอของ McKinsey
ก็คือ

3. “ส่วนเนื้อหาหลัก” ของการนำเสนอ

ซึ่งจะเป็นส่วนที่ให้รายละเอียด และข้อมูลทั้งหมดในเชิงลึก
โดยองค์ประกอบที่เราจะพบในสไลด์นำเสนอส่วนนี้ ก็คือ

- หัวข้อหลัก หรือ Headline (หัวเรื่อง) ของแต่ละสไลด์

ซึ่งการตั้งหัวข้อหลักที่ดีแบบที่ McKinsey ทำนั้น
จะต้องเป็นหัวข้อหลัก ที่อธิบายภาพรวมของข้อมูลทั้งหมดในสไลด์นั้นได้ เพื่อทำให้ผู้ที่กำลังรับชมการนำเสนอ อ่านแล้วเข้าใจ ภายในบรรทัดเดียว

เช่น หากข้อมูลในสไลด์ เป็นกราฟแสดงมูลค่าของรถยนต์ไฟฟ้า ที่ลดลงตามระยะเวลาการใช้งาน

หัวข้อหลักที่ดี ก็ควรเป็นสิ่งที่บ่งบอกถึงข้อมูลสำคัญ ๆ ในกราฟนั้นทั้งหมด เช่น “มูลค่ารถยนต์ไฟฟ้า หายไปเกินครึ่ง ในเวลาเพียง 2 ปี”

ซึ่งนอกจากจะเป็นการบอกให้รู้ว่า
ข้อมูลที่อยู่ในสไลด์หน้านี้ เป็นกราฟที่แสดงมูลค่ารถยนต์ไฟฟ้าที่ลดลงตามระยะเวลาแล้ว ยังบอกไฮไลต์ เพิ่มความน่าสนใจ ให้กวาดสายตาลงมาอ่านที่ข้อมูลได้อีกด้วย

- หัวข้อย่อย หรือ Sub-headline ใช้อธิบายเพิ่มเติมจากหัวข้อหลัก

เป็นข้อมูลคร่าว ๆ ที่อยากให้ผู้รับชมการนำเสนอ รู้เพิ่มเติมหลังจากได้อ่านหัวข้อหลัก หรือจะเป็นอินไซต์เล็ก ๆ ที่อยากนำเสนอตั้งแต่แรกเลยก็ได้

เช่น หากหัวข้อหลัก เป็นมูลค่ารถยนต์ไฟฟ้าหายไปเกินครึ่ง ในเวลาเพียง 2 ปี

ผู้นำเสนออาจต้องการบอกข้อมูลไฮไลต์ก็ได้ว่า รถยนต์ไฟฟ้าแบรนด์ไหน มีมูลค่าลดลงมากที่สุด

ดังนั้นหัวข้อย่อย อาจเป็น “Tesla 3 รุ่น อยู่ในลิสต์ 5 อันดับรถยนต์ไฟฟ้า ที่มีมูลค่าลดลงมากที่สุด”

- ส่วนเนื้อหาสนับสนุนข้อมูลโดยละเอียด ของสไลด์นั้น ๆ

ส่วนเนื้อหาสนับสนุน ต้องเป็นเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อหลัก และหัวข้อย่อย ที่อยู่ด้านบน

โดยจะต้องเลือกนำเสนอข้อมูลที่มีความพอดี ไม่มากหรือไม่น้อยเกินไป

อะไรที่ไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อหลัก และหัวข้อย่อย ให้หลีกเลี่ยงการนำมานำเสนอในสไลด์นี้ แต่ให้นำไปใส่ไว้ในสไลด์อื่น ๆ ต่อไปตามลำดับ

เพราะหากในหนึ่งสไลด์ มีข้อมูลจำนวนมาก ทั้งที่ไม่ได้มีความเกี่ยวข้องกัน ก็อาจเป็นการสร้างความสับสนให้กับผู้ที่รับชมการนำเสนอได้

โดยข้อมูลในส่วนนี้ จะเป็นกราฟ ตาราง หรือข้อมูลที่จัดลำดับเป็น Bullet ก็ได้

เช่น หากหัวข้อหลักเป็น มูลค่ารถยนต์ไฟฟ้าหายไปเกินครึ่ง ในเวลาเพียง 2 ปี

ส่วนเนื้อหาสนับสนุนก็ควรนำข้อมูล มูลค่าของรถยนต์ไฟฟ้าที่ลดลงตามระยะเวลา ของรถยนต์ไฟฟ้ารุ่นต่าง ๆ มาแสดง

แต่หากต้องการเปรียบเทียบมูลค่าของรถยนต์ไฟฟ้าที่ลดลงตามระยะเวลา กับรถยนต์เครื่องยนต์สันดาป

ก็ควรยกข้อมูลในส่วนนี้ ไปนำเสนอในสไลด์ถัดไป ด้วยหัวข้อหลักหัวข้อใหม่
จะดีกว่าการนำข้อมูลทั้งสองเรื่องนี้ มารวมกันในสไลด์เดียวกัน

นอกจากนี้ ยังมีเทคนิคสำคัญอีกอย่างหนึ่งที่ McKinsey ใช้ ก็คือ

“หัวข้อหลัก และหัวข้อย่อย ในแต่ละสไลด์ ต้องมีใจความที่ครบในตัวเองอยู่แล้วระดับหนึ่ง”

ขนาดที่ว่าสามารถอ่านเพียงหัวข้อหลักและหัวข้อย่อย แล้วเข้าใจสิ่งที่ผู้นำเสนอต้องการสื่อสารเบื้องต้น โดยไม่จำเป็นต้องอ่านเนื้อหาสนับสนุนเพิ่มเติมเลย..

นอกจากนี้ Flow หรือความลื่นไหลของการนำเสนอ ก็มีความสำคัญเช่นเดียวกัน

เพราะต้องจัดลำดับการนำเสนอให้เป็นเส้นตรงต่อเนื่องกัน ไม่ต้องย้อนกลับไปกลับมาให้เสียเวลา

เมื่ออ่านมาจนถึงตรงนี้ จะเห็นได้ว่า วิธีการทำสไลด์นำเสนอของ McKinsey นั้น สามารถสรุปออกมาได้เป็น Pattern ง่าย ๆ

ตามรูปแบบของ “พีระมิด 3 ชั้น” ที่มียอดแหลมอยู่ด้านบนสุด คือ

1. เริ่มต้นจากการนำเสนอข้อมูล ที่เป็นใจความสำคัญเพียงอย่างเดียว ในแต่ละสไลด์ เป็นเหมือนยอดแหลมที่อยู่ด้านบนสุดของพีระมิด

แม้จะมีการนำเสนอน้อยที่สุด สั้นที่สุด ใช้เวลาอ่านเพียงไม่กี่วินาที แต่กลับมีความสำคัญมากที่สุด

2. ค่อย ๆ เจาะลึกลงไปที่ข้อมูลที่เป็นไฮไลต์บางส่วน เพื่อสนับสนุนใจความสำคัญ ของเรื่องที่ต้องการนำเสนอ

3. ลงรายละเอียดในเชิงลึก ด้วยข้อมูลที่ทำหน้าที่สนับสนุน ทั้งใจความสำคัญ และไฮไลต์เบื้องต้น ที่ได้นำเสนอไปก่อนหน้า

ซึ่งข้อมูลในส่วนนี้ ก็คือฐานของพีระมิด ที่ต้องใช้ระยะเวลาในการพูดถึงมากที่สุดนั่นเอง

และนี่ก็คือ สูตรลับในการทำสไลด์นำเสนองาน แบบ McKinsey บริษัทที่ปรึกษาระดับโลก แม้อาจไม่ใช่สูตรสำเร็จ ที่ทุกคนจะต้องทำแบบเดียวกัน

แต่ก็สามารถนำไปปรับใช้ ให้กลายเป็นสูตรการทำสไลด์นำเสนองาน ของตัวเองได้..

อ้างอิง:
-https://slideworks.io/resources/how-mckinsey-consultants-make-presentations
-https://slideworks.io/resources/how-to-write-action-titles-like-mckinsey
-https://www.thecuriosityvine.com/post/how-to-tell-a-business-story-using-the-mckinsey-situation-complication-resolution-scr-framework
-https://slideworks.io/resources/how-to-write-executive-summary
-https://www.theanalystacademy.com/consulting-slide-structure/